Nunspeet komt met beleidsregels rond omgaan digitale berichten

De gemeente Nunspeet stelt per 1 september een beleidsregel in hoe moet worden omgegaan met digitaal berichtenverkeer. Dat is besloten door het college van burgemeester en wethouders dat hiermee onder meer voldoet aan de uitspraak van de Raad van State rond de Wet open overheid (Woo). De regels gelden voor e-mailverkeer, het app-verkeer en verkeer via online media sociale media en webchat.

Wijnand Kooijmans

De gemeente werkt optimaal digitaal. Dat maakt dat het college nu de zogenoemde Capstone-methodiek als basis- en uitgangspunt neemt. Volgens deze methodiek wordt e-mailverkeer in mailboxen van als zodanig aangemerkte sleutelfunctionarissen automatisch bewaard. Daarnaast wordt e-mail verkeer van overige medewerkers enige tijd bewaard om te kunnen voldoen aan verplichtingen vanuit de Woo met betrekking tot Woo-verzoeken. Als voordeel van deze methodiek wordt door het college gezien dat e-mail van niet-sleutelfunctionarissen niet langdurig bewaard hoeft te worden.

Het toepassingsbeleid van de methodiek wordt ook uitgebreid naar het overige digitale berichtenverkeer via berichtenapps en online media. Dit zorgt naar de mening van het college voor een zoveel mogelijk eenduidig kader en proces voor archivering en beheer van het totale digitale berichtenverkeer.

In beginsel wordt uitgegaan van de verantwoordelijk van de medewerkers om informatie en communicatie te (laten) archiveren bij de relevante zaak in het zaaksysteem.

Daarnaast kan app-verkeer van bestuurders worden opgeslagen in een vertrouwelijke bulkzaak. In periodiek overleg met de medewerker Proces en Zaken wordt hierbij desgewenst ondersteuning aan de bestuurder geleverd. Zodoende blijft naar de mening van het college zowel de integriteit en beschikbaarheid van informatie, als de privacy van betrokken, gewaarborgd.

De werkwijze wordt in fasen ingevoerd.