Archief van de gemeente Nunspeet heeft op enkele punten aanpassingen nodig

Het archief en informatiebeheer van de gemeente Nunspeet voldoen in redelijke mate aan de eisen die daaraan worden gesteld. Die conclusie trekt de provincie Gelderland, die hierop moet toezien. In een reactie hierop geeft het Nunspeetse college van burgemeester en wethouders aan dat aan tal van verbeterpunten die zijn aangedragen, inmiddels wordt voldaan. Maar er staan nog zaken op de actielijst.

Wijnand Kooijmans

Van informatieobjecten waarbij gedrag een rol speelt bij het interpreteren van informatie, heeft de gemeente inzichtelijk gemaakt op welke applicaties deze te vinden zijn. Ook is een hotspotmonitor vastgelegd voor het identificeren van hotspots en is gezorgd voor een compleet overzicht van de te bewaren archiefbescheiden. Daarnaast zijn afspraken gemaakt met de Omgevingsdienst Veluwe over het archiefbeheer voor gemandateerde zaken en is het beschikbaar stellen van archiefbescheiden geregeld.

Actielijst
Op de actielijst staat nog dat er goede afspraken moeten worden gemaakt over de gegevens en het beheer van archiefstukken wanneer die elders worden opgeslagen. Er is, in het kader van nieuw beleid, gevraagd om de komst van een goedgekeurde archiefruimte voor de permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand. Een andere mogelijkheid was geweest deze over te brengen naar de archiefbewaarplaats.

Capstone-methodiek
Op de actielijst staat dat de gemeente gaat zorgen over vakapplicaties te beschikken met functies voor het uitvoeren van archiefbeheer. De gemeente ziet ook toe op de voortgang voor het opstellen van een veiligheidsplan door de archiefdiensten monitoren en maakt deze na het verschijnen zo spoedig mogelijk gemeente-eigen. Verder wordt gezorgd voor het vastleggen van de originele belastingaanslagen. Daarnaast gaat de gemeente de Capstone-methodiek implementeren voor e-mailberichten, vooruitlopend op de selectielijst e-mailbewaring en vernietiging in de applicaties die aan vakgebieden zijn verbonden.

De Capstone-methodiek is een slimme manier voor overheden om zakelijke e-mails automatisch te archiveren op basis van de functie van de medewerker. In plaats van dat ambtenaren elk mailtje handmatig moeten opslaan, bewaart het systeem de e-mails van belangrijke ‘sleutelfiguren’ (zoals de burgemeester of directeuren) permanent, terwijl mappen van overige medewerkers na een paar jaar automatisch worden gewist